BAYRAK EBT TABAN
(Bayrak EBT Taban Sanayi ve Ticaret A.Ş.)
KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI
HAZIRLAYAN : İNSAN KAYNAKLARI BİRİMİ
SÜRÜM GEÇMİŞİ
Sürüm No Sürüm Tarihi Değişiklik Açıklaması
1 21.10.2022 İlk Yayın
İÇİNDEKİLER
1. AMAÇ VE KAPSAM 3
2. TANIMLAR 3
3. SAKLAMA VE İMHA SÜREÇLERİNDEKİ GÖREVLİ KİŞİLER VE SORUMLULUKLARI 4
4. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANDIĞI ORTAMLAR 5
5. SAKLAMA VE İMHAYA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR 5
5.1. SAKLAMAYI GEREKTİREN SEBEPLERE İLİŞKİN AÇIKLAMALAR 5
5.1.1. Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler 6
5.1.2. Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları 6
5.2. İMHA NEDENLERİ 6
5.3. İLGİLİ KİŞİNİN KİŞİSEL VERİSİNE İLİŞKİN TALEPLERİNİN YERİNE GETİRİLMESİ 7
6. TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER 7
6.1. TEKNİK TEDBİRLER 7
6.2. İDARİ TEDBİRLER 8
7. KİŞİSEL VERİLERİN İMHA TEKNİKLERİ 8
7.1. KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ 8
7.2. KİŞİSEL VERİLERİN YOK EDİLMESİ 9
7.3. KİŞİSEL VERİLERİN ANONİM HALE GETİRİLMESİ 9
8. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ 10
9. PERİYODİK İMHA SÜRESİ 11
10. GÖZDEN GEÇİRME 11
1. AMAÇ VE KAPSAM
Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”), Bayrak EBT Taban Sanayi ve Ticaret A.Ş. (“Şirket”) olarak veri sorumlusu sıfatıyla elimizde bulundurduğumuz kişisel verilerin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve sair mevzuatı uyarınca kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin Şirket tarafından uygulanacak usul ve esasların belirlenmesi amacıyla hazırlanmıştır.
Şirket, kişisel verilerin korunmasına verdiği önem doğrultusunda; Şirket Çalışanları, Ziyaretçiler, Tedarikçi Çalışanı, Tedarikçi Yetkilisi, Ürün Veya Hizmet Alan Çalışanı, Stajyer, Hissedar-Ortak, Veli/Vasi/Temsilci, Çalışan Adayı ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel verilerin T.C. Anayasası, uluslararası sözleşmeler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (Kanun) ve diğer ilgili mevzuata uygun olarak işlenmesini ve ilgili kişilerin haklarını etkin bir şekilde kullanmasının sağlanmasını öncelik olarak belirlemiştir.
Şirket Çalışanları, Ziyaretçiler, Tedarikçi Çalışanı, Tedarikçi Yetkilisi, Ürün Veya Hizmet Alan Çalışanı, Stajyer, Hissedar-Ortak, Veli/Vasi/Temsilci, Çalışan Adayı ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel veriler bu Politika kapsamında olup Şirketin sahip olduğu ya da Şirket tarafından yönetilen kişisel verilerin saklanması ve imhasına ilişkin iş ve işlemler, Şirket tarafından bu doğrultuda hazırlanmış olan Politikaya uygun olarak gerçekleştirilir.
2. TANIMLAR
Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında kullanılan ve önem teşkil eden tanımlar aşağıda yer almaktadır.
Alıcı Grubu : Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisi.
Açık Rıza : Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.
Anonim Hale Getirme : Kişisel verinin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.
Çalışan : Şirket çalışanı
EBYS : Elektronik Belge Yönetim Sistemi
Elektronik Ortam : Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamlar.
Elektronik Olmayan
Ortam : Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamlar.
Hizmet Sağlayıcı : Şirket’e belirli bir sözleşme çerçevesinde hizmet sağlayan gerçek veya tüzel kişi.
İlgili Kişi Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.
İlgili Kullanıcı : Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişiler.
İmha : Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi.
Kanun : 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu.
Kayıt Ortamı : Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam.
Kişisel Veri : Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.
Kişisel Veri İşleme Envanteri : Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları ve hukuki sebebi, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilme süresini, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanter.
Kişisel Verilerin İşlenmesi : Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, saklanması, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.
Kurul Kişisel Verileri Koruma Kurulu
Özel Nitelikli Kişisel Veri : Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler.
Periyodik İmha : Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi.
Politika : Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası
Veri İşleyen : Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusu adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi.
Veri Kayıt Sistemi : Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi.
Veri Sorumlusu : Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasında ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişi.
Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi : Veri sorumlularının Sicile başvuruda ve Sicile ilişkin ilgili diğer işlemlerde kullanacakları, internet üzerinden erişilebilen, Başkanlık tarafından oluşturulan ve yönetilen bilişim sistemi.
VERBİS : Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi
Yönetmelik : 28 Ekim 2017 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik.
3. SAKLAMA VE İMHA SÜREÇLERİNDEKİ GÖREVLİ KİŞİLER VE SORUMLULUKLARI
Saklama ve imha süreçlerindeki sorumlu birimler ilgili kişilerin verilerinin hukuka ve Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasına uygun olarak saklanması için gerekli işlemleri yapmak/yaptırmak ve süreçleri denetlemekle yetkili ve görevlidir.
Politika kapsamında alınmakta olan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanması, birim çalışanlarının eğitimi ve farkındalığının arttırılması, izlenmesi ve sürekli denetimi ile kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin hukuka uygun saklanmasının sağlanması amacıyla kişisel veri işlenen tüm ortamlarda veri güvenliğini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirlerin alınması konularında Şirketin tüm birimleri ve çalışanları sorumlu birimlere aktif olarak destek verir.
Kişisel verilerin saklama ve imha süreçlerinde görev alanların unvanları, birimleri ve görev tanımları aşağıdaki tabloda gösterilmiştir.
Tablo 1 – Saklama ve imha süreçleri görev dağılımı
Unvan Birim Görev
Yönetim Kurulu Başkanı Bayrak EBT Taban Sanayi ve Ticaret A.Ş. Çalışanların politikaya uygun hareket etmesinden sorumludur.
İnsan Kaynakları Birimi Sorumlusu İnsan Kaynakları Birimi Politikanın hazırlanması, geliştirilmesi, yürütülmesi, ilgili ortamlarda yayınlanması ve güncellenmesinden sorumludur.
Bilgi İşlem Sorumlusu
Bilgi İşlem Birimi Politikanın uygulanmasında ihtiyaç duyulan teknik çözümlerin sunulmasından sorumludur.
Muhasebe/Finans Birimi Sorumlusu, Satış Sorumlusu Muhasebe/Finans Birimi, Satış Birimi
Görev alanlarında olarak Politikanın yürütülmesinden sorumludur.
4. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANDIĞI ORTAMLAR
Kişisel veriler, Şirket tarafından Tablo 2’de listelenen ortamlarda hukuka uygun olarak güvenli bir şekilde saklanır.
Tablo 2 – Kişisel veri saklama ortamları
Dijital Ortamlar Matbu Ortamlar Bulut Ortamlar
• Sunucular (Etki alanı, yedekleme, e-posta, veri tabanı, web, dosya paylaşım, vb.)
• Yazılımlar (ofis yazılımları, portal)
• Bilgi güvenliği cihazları (güvenlik duvarı, saldırı tespit ve engelleme, günlük kayıt dosyası, antivirüs vb. )
• Kişisel bilgisayarlar (Masaüstü, dizüstü)
• Mobil cihazlar (telefon, tablet vb.)
• Optik diskler (CD, DVD vb.)
• Çıkartılabilir bellekler (USB, Hafıza Kart vb.)
• Yazıcı, tarayıcı, fotokopi makinesi • Kâğıt
• Manuel veri kayıt sistemleri (anket formları)
• Yazılı, basılı, görsel ortamlar • Şirket bünyesinde yer almamakla birlikte, Şirket’in kullanımında olan, kriptografik yöntemlerle şifrelenmiş internet tabanlı sistemlerin kullanıldığı ortamlardır.
5. SAKLAMA VE İMHAYA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR
Şirket tarafından; Şirket Çalışanları, Ziyaretçiler, Tedarikçi Çalışanı, Tedarikçi Yetkilisi, Ürün Veya Hizmet Alan Çalışanı, Stajyer, Hissedar-Ortak, Veli/Vasi/Temsilci, Çalışan Adayı ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel veriler Kanun’a uygun olarak saklanır ve imha edilir.
Bu kapsamda saklama ve imhaya ilişkin detaylı açıklamalara aşağıda sırasıyla yer verilmiştir.
5.1. SAKLAMAYI GEREKTİREN SEBEPLERE İLİŞKİN AÇIKLAMALAR
Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren sebepler aşağıda sıralanmıştır. Buna göre;
• Kişisel verilerin sözleşmelerin kurulması ve ifası ile doğrudan doğruya ilgili olması nedeniyle saklanması,
• Kişisel verilerin bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması amacıyla saklanması,
• Kişisel verilerin kişilerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Şirket’in meşru menfaatleri için saklanmasının zorunlu olması,
• Kişisel verilerin Şirket’in herhangi bir hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi amacıyla saklanması,
• Mevzuatta kişisel verilerin saklanmasının açıkça öngörülmesi,
• Veri sahiplerinin açık rızasının alınmasını gerektiren saklama faaliyetleri açısından veri sahiplerinin açık rızasının bulunması,
Halinde, Şirket faaliyetleri çerçevesinde kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amaçlarımıza uygun süre kadar saklanır.
5.1.1. Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler
Şirkette, faaliyetleri çerçevesinde işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar muhafaza edilir. Bu kapsamda kişisel veriler;
• 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,
• 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu,
• 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu,
• 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun,
• 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,
• 4857 sayılı İş Kanunu,
• İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliği,
• Bu kanunlar uyarınca yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler
çerçevesinde öngörülen saklama süreleri kadar saklanmaktadır.
5.1.2. Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları
Şirket, faaliyetleri çerçevesinde işlemekte olduğu kişisel verileri aşağıdaki amaçlar doğrultusunda saklar.
• Ticari faaliyetlerin sürdürülebilmesi,
• Çalışan haklarının ve yan haklarının planlanması ve ifası,
• Müşteri ilişkilerinin yönetilebilmesi,
• İnsan kaynakları süreçlerini yürütülmesi,
• Kurumsal iletişimin sağlanması,
• Şirket güvenliğinin sağlanması,
• İstatistiksel çalışmalar yapabilmesi,
• İmzalanan sözleşmeler ve protokoller neticesinde iş ve işlemlerin ifa edilebilmesi,
• Yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesinin sağlanması,
• Şirket ile iş ilişkisinde bulunan gerçek / tüzel kişilerle irtibat sağlanması,
• İleride doğabilecek hukuki uyuşmazlıklarda delil olarak ispat yükümlülüğü.
5.2. İMHA NEDENLERİ
Kişisel veriler;
• Kişisel verilerin işlenmesine veya saklanmasına esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,
• Kişisel verilerin işlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
• Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması,
• Kanun’un 11 inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun Şirket tarafından kabul edilmesi,
• Şirketin, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabı yetersiz bulması veya Kanun’da öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurula şikâyette bulunması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,
• Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması,
durumlarında, Şirket tarafından ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da re’sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
5.3. İLGİLİ KİŞİNİN KİŞİSEL VERİSİNE İLİŞKİN TALEPLERİNİN YERİNE GETİRİLMESİ
İlgili kişi, kendisine ait kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep ettiğinde, kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa; talebe konu kişisel verileri otuz gün içinde silinmeli, yok edilmeli veya anonim hale getirilmeli ve ilgili kişiye bilgi verilmelidir.
İlgili kişinin talebine konu olan kişisel veriler üçüncü kişilere aktarılmışsa bu durumu üçüncü kişiye bildirilmeli ve üçüncü kişi nezdinde gerekli işlemlerin yapılmasını temin edilmelidir. Üçüncü kişilerle veri aktarımına dair yapılacak sözleşme şartlarına, ilgili kişinin kendisine ait kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep ettiğinde üçüncü kişiler tarafından da gerekli aksiyonun alınması için maddeler eklenmelidir.
İlgili kişinin, kendisine ait kişisel verilerin silinmesi veya yok edilmesi talebi KVKK 13 üncü maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca gerekçesi açıklanarak reddedilebilir. Ret cevabı ilgili kişiye en geç otuz gün içinde yazılı olarak ya da elektronik ortamda bildirilmelidir.
6. TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER
Kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi ile kişisel verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi için Kanun’un 12 nci maddesiyle Kanun’un 6 ncı maddesi dördüncü fıkrası gereği özel nitelikli kişisel veriler için Kurul tarafından belirlenerek ilan edilen yeterli önlemler çerçevesinde Şirket tarafından teknik ve idari tedbirler alınır.
6.1. TEKNİK TEDBİRLER
Şirket tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan teknik tedbirler aşağıda sayılmıştır:
• Ağ Güvenliği ve Uygulama Güvenliği Sağlanmaktadır,
• Güncel Antivürüs Sistemleri Kullanılmaktadır,
• Güvenlik Duvarları Kullanılmaktadır,
• Kullanıcı Hesap Yönetimi ve Yetki Kontrol Sistemi Uygulanmakta Olup Bunların Takibi de Yapılmaktadır,
• Görev Değişikliği Olan Ya da İşten Ayrılan Çalışanların Bu Alandaki Yetkileri Kaldırılmaktadır,
• Çalışanlar İçin Yetki Matrisi Oluşturulmuştur,
• Şifreleme Yapılmaktadır,
• Bilgi teknolojileri sistemleri tedarik, geliştirme ve bakımı kapsamındaki güvenlik önlemleri alınmaktadır,
• Erişim Logları Düzenli Olarak Tutulmaktadır,
• Kişisel Veriler Yedeklenmekte ve Yedeklenen Kişisel Verilerin Güvenliği de Sağlanmaktadır, Log Kayıtları Kullanıcı Müdahalesi Olmayacak Şekilde Tutulmaktadır, Özel Nitelikli Kişisel Veriler Elektronik Posta Yoluyla Gönderilecekse Mutlaka Şifreli Olarak ve Kep veya Kurumsam Posta Hesabı Kullanılarak Gönderilmektedir
6.2. İDARİ TEDBİRLER
• Çalışanlar İçin Veri Güvenliği Hükümleri İçeren Disiplin Düzenlemeleri Mevcuttur,
• Çalışanlar İçin Veri Güvenliği Konusunda Belli Aralıklarla Eğitim Ve Farkındalık Çalışmaları Yapılmaktadır,
• Çalışanlar İçin Yetki Matrisi Oluşturulmuştur,
• Erişim, Bilgi Güvenliği, Kullanım, Saklama ve İmha Konularında Kurumsal Politakalar Hazırlanmış ve Uygulamaya Başlanmıştır,
• Gizlilik Taahhütnameleri Yapılmaktadır,
• İmzalanan Sözleşmeler Veri Güvenliği Hükümleri İçermektedir,
• Kişisel Veri Güvenliği Politika ve Prosedürleri Belirlenmiştir,
• Kişisel Veri Güvenliği Sorunları Hızlı Bir Şekilde Raporlanmaktadır,
• Kişisel Veri Güvenliğinin Takibi Yapılmaktadır,
• Kişisel Veri İçeren Fiziksel Ortamlara Giriş Çıkışlarla İlgili Gerekli Güvenlik Önlemleri Alınmaktadır,
• Kişisel Veri İçeren Fiziksel Ortamların Dış Risklere (Yangın, Sel vb) Karşı Güvenliği Sağlanmaktadır,
• Kişisel Veri İçeren Ortamların Güvenliği Sağlanmaktır,
• Kişisel Veriler Mümkün Olduğunca Azaltılmaktadır,
• Kurum İçi Perıyodik ve/veya Rastgele Denetimler yapılmakta ve Yaptırılmaktadır.
• Mevcut Risk ve Tehditler Belirlenmiştir,
• Özel Nitelikli Kişisel veri Güvenliğine Yönelik Protokol ve Prosedürler Belirlenmiş ve Uygulanmaktadır
7. KİŞİSEL VERİLERİN İMHA TEKNİKLERİ
İlgili mevzuatta öngörülen süre ya da işlendikleri amaç için gerekli olan saklama süresinin sonunda kişisel veriler, Şirket tarafından re’sen veya ilgili kişinin başvurusu üzerine yine ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen tekniklerle imha edilir.
7.1. KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ
Kişisel veriler Tablo 3’te verilen yöntemlerle silinir.
Tablo 3 – Kişisel veri silme
Veri Kayıt Ortamı Açıklama
Sunucularda Yer Alan Kişisel Veriler Merkezi sunucuda yer alan ofis dosyalarında yer alan kişisel veriler, işletim sistemindeki silme komutu ile ya da dosyanın bulunduğu dizin üzerinde erişim haklarının kaldırılması suretiyle silinir.
Dijital Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler Elektronik ortamda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, veritabanı yöneticisi hariç diğer çalışanlar (ilgili kullanıcılar) için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir.
Matbu Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler Kağıt ortamında bulunan kişisel veriler ise karartma yöntemi kullanılarak silinir. Kağıt üzerinde yer alan kişisel veriler üzeri okunamayacak şekilde çizilerek/boyanarak ya da silinerek bir tür karartma işlemi uygulanır.
Taşınabilir Medyada Bulunan Kişisel Veriler
Taşınabilir medyada bulunan kişisel veriler şifreli olarak saklanır ve uygun yazılımlar kullanılarak silinir.
Bulut ve Dijital Ortamda Tutulan Kişisel Veriler Bulut ortamda ya da yerel dijital ortamlarda tutulan kişisel veriler bir daha kurtarılamayacak şekilde dijital komutla silinir. Bu şekilde silinen verilere tekrar ulaşılamaz.
7.2. KİŞİSEL VERİLERİN YOK EDİLMESİ
Kişisel veriler Tablo 4’te verilen yöntemlerle silinir.
Tablo 4 – Kişisel verilerin yok edilmesi
Veri Kayıt Ortamı Açıklama
Matbu Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler Kağıt ortamında bulunan kişisel veriler, kalıcı ve fiziksel olarak ortam üzerine yazılı olduğundan ana ortamın yok edilmesi gerekir. Bu işlem gerçekleştirilirken ortamı kağıt imha veya kırpma makinaları ile anlaşılmaz boyutta, mümkünse yatay ve dikey olarak, geri birleştirilemeyecek şekilde küçük parçalara bölünür. Orijinal kağıt formattan, tarama yoluyla elektronik ortama aktarılan kişisel verilerin ise bulundukları elektronik ortama göre de-manyetize etme, fiziksel yok etme ya da üzerine yazma yöntemlerinden bir ya da birkaçı kullanılmak suretiyle yok edilir
Optik / Manyetik Medyada Yer Alan Kişisel Veriler Optik diskler, yakma, küçük parçalara ayırma, eritme gibi fiziksel yok etme yöntemleriyle yok edilir.
Bulut Ortamda Tutulan Kişisel Veriler Bulut ortamda tutulan kişisel veriler bir daha kurtarılamayacak şekilde dijital komutla silinir ve bulut bilişim hizmet ilişkisi sona erdiğinde kişisel verileri kullanılır hale getirmek için gerekli şifreleme anahtarlarının tüm kopyaları yok edilir. Bu şekilde silinen verilere tekrar ulaşılamaz.
7.3. KİŞİSEL VERİLERİN ANONİM HALE GETİRİLMESİ
Anonim hale getirme, bir veri kümesindeki tüm doğrudan ve/veya dolaylı tanımlayıcıların çıkartılarak ya da değiştirilerek, ilgili kişinin kimliğinin saptanabilmesinin engellenmesi veya bir grup veya kalabalık içinde ayırt edilebilir olma özelliğini, bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek şekilde kaybetmesidir.
Bu özelliklerin engellenmesi veya kaybedilmesi sonucunda belli bir kişiye işaret etmeyen veriler, anonim hale getirilmiş veri sayılır.
Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; kişisel verilerin, veri sorumlusu veya üçüncü kişiler tarafından geri döndürülmesi ve/veya verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekir.
8. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ
Şirket; 6698 sayılı Kanun, ilgili mevzuat, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası ve işbu Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası uyarınca sorumlu olduğu kişisel verileri silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde, kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir.
Kişisel veri saklama ve imha politikası hazırlama yükümlülüğü olmayan veri sorumlusu, kişisel verileri silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden üç ay içinde, kişisel verileri silinmeli, yok edilmeli veya anonim hale getirilmelidir.
Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemler kayıt altına alınır ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az üç yıl süreyle saklanır.
Şirket tarafından, faaliyetleri kapsamında işlenmekte olan kişisel verilerle ilgili olarak;
• Süreçlere bağlı olarak gerçekleştirilen faaliyetler kapsamındaki tüm kişisel verilerle ilgili kişisel veri bazında saklama süreleri Kişisel Veri İşleme Envanterinde;
• Veri kategorileri bazında saklama süreleri VERBİS’e kayıtta;
• Süreç bazında saklama süreleri ise Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında yer alır.
Söz konusu saklama süreleri üzerinde, gerekmesi halinde İnsan Kaynakları Birimi güncellemeler yapar.
Saklama süreleri sona eren kişisel veriler için re’sen silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi İnsan Kaynakları Birimi tarafından yerine getirilir.
Tablo 5 – Süreç bazında saklama ve imha süreleri tablosu
Veri Konusu Kişi Grubu Süreç Saklama Süresi İmha Süresi
Çalışan Çalışan Özlük Dosyası Oluşturma Çalıştığı sürece ve işten ayrılmasından itibaren 10 yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Çalışan, Hissedar/Ortak, Tedarikçi Yetkilisi/Çalışanı, Ürün veya Hizmet Alan Çalışanı, Çalışan Adayı, Veli/Vasi/Temsilci, Ziyaretçi İşyeri İçerisinde ve
Dışında Gerçek Zamanlı
Görüntü ve Ses Kayıt Sistemi İşlem tarihinden itibaren 1 ay 1 ay sonra otomatik siliniyor
Çalışan Maaş Ödemeleri Çalıştığı sürece ve işten ayrılmasından itibaren 10 yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Çalışan Lokasyon Bilgisi İşlem tarihinden itibaren 10 yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Çalışan
Sağlık Hizmetlerinin Yürütülmesi Çalıştığı sürece ve işten ayrılmasından itibaren 15 yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Hissedar/Ortak Şirketin Kuruluş,
Organizasyon ve
Yönetim Faaliyetleri Ortaklığın Sona
Ermesinden İtibaren
10 Yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Tedarikçi Yetkilisi/Çalışanı Mal Hizmet Satın Alım Süreci
Sözleşmenin Sona
Ermesinden İtibaren
10 Yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Ürün veya Hizmet Alan Mal Hizmet Satış Süreci
Sözleşmenin Sona
Ermesinden İtibaren
10 Yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Ziyaretçiler İnternet Sitesi Faaliyetleri
İşlem Tarihinden İtibaren 2 Yıl Saklama süresinin bitiminde
Ziyaretçiler Ziyaretçi Kayıt ve Takip Süreci İşlem Tarihinden İtibaren 2 Yıl Saklama süresinin bitiminde
Çalışan Adayı
İşe Alım Süreci Başvurusu Reddedilen Kişinin 1 Ay Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Stajyer
Staj Dosyası Oluşturma Stajın Sona
Ermesinden İtibaren
10 Yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Veli/Vasi/Temsilci Çalışan Özlük Dosyası Oluşturma Çalıştığı sürece ve işten ayrılmasından itibaren 10 yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Çalışanlar
Çalışan Performans Denetimi
Şirkette Çalıştığı Sürece Saklama süresinin bitiminde
Tedarikçi Yetkilisi
Ürün Ya da Hizmet Alan Çalışanı
Mal Hizmet Satın Alım/
Mal Hizmet Satış
(Çağrı Merkezi Kayıtları) İşlem tarihinden itibaren 1 Yıl,
Şikâyet olduğunda hukuki süreç neticeleninceye kadar Saklama süresinin bitiminde
9. PERİYODİK İMHA SÜRESİ
Şirket, periyodik imha süresini 6 ay olarak belirlemiştir. Buna göre, Şirkette her yıl Haziran ve Aralık aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir.
10. GÖZDEN GEÇİRME
Politika, ıslak imzalı (basılı kâğıt) ortamda yayımlanır. Basılı kâğıt nüshası İnsan Kaynakları Birimi dosyasında saklanır.
Politika, ihtiyaç duyuldukça gözden geçirilir ve gerekli olan bölümler güncellenir.
Politika, Şirket Yönetiminin kararı ile yürürlüğe girer. Yürürlükten kaldırılmasına karar verilmesi halinde, Politika’nın ıslak imzalı eski nüshaları Yönetim Kararı ile iptal edilerek (iptal kaşesi vurularak veya iptal yazılarak) imzalanır ve en az 3 yıl süre ile İnsan Kaynakları Birimi tarafından saklanır.